¿Cómo diseñar un evento de alto impacto?

¿Cómo diseñar un evento de alto impacto?

Hoy en día las relaciones las iniciamos por Linkedin, la comida es finger food procesada, el contenido se comparte por SlideShare y tu jefe te sigue por Twitter para saber si estas usando tus horas productivamente. Todo está conectado y expuesto, todo es rápido, inmediato. La información es visible y está en la Red. Entonces, ¿cuáles son las razones por las que una persona debería ir a un evento? ¿Por qué “perder el tiempo” en un acto social si aparentemente lo tengo todo en Internet sin moverme de mi despacho? Porque hay otro tipo de eventos, porque existen eventos innovadores en formato, de alto impacto transformador en el entorno y en las personas que a él asisten.

Asistir a un evento innovador es asistir a una instancia donde las relaciones se crean por el sentido de pertenencia, donde la comida es fresca y se provee de productores locales, el contenido lleva un hilo conductor que transmite un propósito con llamado a la acción y con total libertad puedes anuncias a tu jefe la razón por la cual te tomaras el día libre para asistir a un grandioso evento. Porque en ese acto hay valor, hay experiencias que te permiten mejorar como persona además de profundizar en un tema concreto. Esta experiencia única es el valor agregado que se debe buscar al a hora de diseñar un evento diferente, innovador y de alto impacto a nivel personal, social y de la comunidad. En definitiva es tu marca la que quedará imantada a dichas vivencias inolvidables.

¿Cómo?

Diseñar un evento con estas características y magia no requiere un presupuesto más grande, sino un mapeo consciente del evento poniendo el foco en las personas.

Tu equipo: debe trabajar para construir y gestionar las herramientas indicadas para que tus asistentes se sientan inspirados, conectados, con todos sus sentidos sensibilizados y con ganas de querer regresar a tu próximo evento. Por eso debes armar un equipo que incluya:

  • 1. Diseñador – que sepa comunicar los intangibles de lo que será la experiencia de asistir y ser parte del evento de alto impacto en vivo.
  • 2. Productor – que tenga voluntad de cambiar alguno de sus proveedores de confianza y respaldo para investigar caterings locales, proveedores sustentables, energías renovables, artistas plásticos con creatividad única…
  • 3. Asistente Social o Voluntarios – que tengan una conexión con la comunidad y puedan comunicar tanto las necesidades como las virtudes de las personas que integran la sociedad.

No es necesario que tu equipo se aferre sistemáticamente a una guía de organización de eventos como si fuese una “biblia”, porque a la hora de hacer eventos creativos no son válidos los protocolos cerrados. Pero si es necesario validar cada decisión a consciencia humana, es decir realizar un “mapeo humano” continuamente para no irse del foco de la experiencia que vivirá el asistente y el motivo por el cual allí estarán presentes.

Recuerda que el evento se produce para los asistentes, tus sponsors, tu cliente, etc. pero: ¿Cómo vas a ser capaz de ser relevante y memorable tanto para los asistentes como para tus patrocinadores, proveedores y para tu comunidad de forma holística?

  • Los asistentes: invierten su tiempo, acuden para vivir una experiencia nueva, a sorprenderse, aprender y ser parte de algo que no pueden hacer online. Es importante transmitir que el evento no acaba cuando se apagan las luces o después de la última charla. El sentido de pertenencia ha de ir más allá del evento en sí… o al menos ofrecer esa sensación.
  • La comunidad local: brinda el espíritu del lugar e inspiración para mapear el evento. Inclúyelos porque van a dar sentido al evento, lo van a contextualizar y a ofrecer una visión comprensible y aprehensible de todo lo que se exponga. Piensa globalmente, actúa localmente.
  • Los proveedores y los sponsors: han de tener sentido y han de estar implicados en el proyecto, un proyecto que ha de ir más allá del propio evento y que para estos proveedores y sponsors ha de ser un vehículo para mejorar su marca. Aplica en un modelo Win2Win.

El proyecto de apoyo

Da un sentido a tu evento. Mapeando un evento correctamente se identifica los puntos de conexión en los cuales el equipo funciona como catalizador con y en la comunidad. Sé consciente del poder de tu marca, tus asistentes y cómo en conjunto pueden marcar una diferencia con un proyecto de corto plazo con alto impacto. Esto proyectos son los que se comentan en las redes sin que los promociones, es el valor agregado de un evento innovador y diferente.

Innodriven participó en el 2013 como organizador de TEDxPuntadelEste,

Un evento desde el comienzo diseñado centrado en las personas. Estos fueron algunos de los resultados:

Ver Videos Charlas TEDxPuntaDelEste

Comunidad y el poder del crowd

Identificamos que éramos nuevos en la comunidad y necesitábamos sentirnos locales para avanzar correctamente con nuestras decisiones. Se trabajó con más de 40 voluntarios locales reclutándolos a través de la web (www.tedxpuntadeleste.org), luego se realizaron talleres presenciales y una vez establecida la confianza comenzó la auto-organización online a través de Facebook y otras herramientas online. Ellos fueron nuestros aliados locales e impulsaron una acción social pidiéndole a cada asistente un libro para donarlos y armar una biblioteca en el hospital de la ciudad. Además se preocuparon por la ambientación del lugar utilizando recursos locales.
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Cambiando las fórmulas – menos material + mano de obra local

Además de tomar la decisión de no permitir piezas gráficas que no aportan mucho al evento y optar por la publicidad digital, trabajamos mano a mano con un artista plástico local (sin experiencia previa con materiales reciclados) para innovar en la fabricación de nuestro icónico cartel y seguramente cambiar para siempre nuestra manera de pensar en la utilidad de cartón reciclado. Es decir dimos vuelta una fórmula invirtiendo cero costo en material y más en mano de obra local.

En la previa: Sensibilización

Para crear el sentido de pertenencia, nuestro equipo, se comunicó con los asistentes antes, durante y despues del evento. El motivo de comunicarse antes es claro: adelantar la experiencia que iban a vivir y compartir como iba evolucionando la organización. Implicarlos desde el comienzo es fundamental para que sientan que su asistencia y la experiencia de haber estado allí, es el principal motivo del evento.
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Después del Evento: La huella se mide y el impacto continua
Gracias a las acciones de toda “la comunidad del evento” nuestro mapeo llegó hasta medir nuestra huella ecológica. Esta cifra es sumamente importante porque crea consciencia local, sensibiliza y muestra los datos reales de lo que implica un evento para nuestro medio ambiente. Para neutralizar la misma, decidimos comprar créditos de carbono y colaborar con el proyecto Madre de Dios Amazon REDD Project gracias al apoyo de uno de nuestros sponsors Greenoxx NGO, una ONG local que está comprometida a apoyar las acciones globales para detener la deforestación tropical y desarrolla proyectos de Reducción de Emisiones por Deforestación y Degradación (REDD).
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El “mapeo humano” de TEDxPuntaDelEste incluyeron más piezas y momentos claves, pero lo cierto es que el feedback de los asistentes son el resultado y validación de todo lo que has diseñado. Así que a la hora de diseñar un evento recuerda siempre el, “antes, durante y despues” para ser holístico y memorable.

Compartimos algunas de las métricas obtenidas en base a encuestas realizadas a los asistentes después del evento.

evento-alto-impacto-metricas

Comentarios (2)
Responder

Muy bueno todo por cierto felicitaciones !!!

Sin embargo, como es una propuesta que me interesa la de uds. pregunto… hubo localidades vacías en el evento ? Habrá posibilidad de dar cabida a todos los interesados ??? porque a mi entender quedaron unas cuantas personas con ganas de poder entrar …

Sobraron los voluntarios ??? porque creo también quedaron voluntarios sin respuesta.

Tal vez esta angulo no sea facil de ver porque no están entre las opiniones relevadas.

Un abrazo y que una cosa no signifique la otra… felicitaciones nuevamente !!!

Responder

Hola Leo!
-Las localidades se llenaron. Desde el primer día se pensó en extender el evento a escuelas en vivo y también pantalla gigante de acceso general sin limites. No se hizo en la primera edición por falta de recursos que implicaba, pero esta muy contemplado para la segunda ahora que la comunidad se apropio del evento y confirmamos que la inversion de esas iniciativas es muy justificada.
-Los voluntarios se manejaron todos por una pagina de Facebook y estuvo abierta al publico. Si quedaron afuera los voluntarios fueron porque se anotaron después de la fecha que ya habíamos empezado logística y producción.
Abrazo y gracias desde ya por tus opiniones constructivas!
Delfina

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